1. ALGEMEEN
Buiten·Gewoon·Sporten VZW (hierna genoemd BGS) hecht veel belang aan de privacy en bescherming van de persoonsgegevens van zijn leden en van de deelnemers aan zijn activiteiten.

Hiervoor houdt BGS zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving GDPR (General Data Protection Regulation).

Dit betekent dat volgende richtlijnen moeten worden gevolgd:

  • Uw persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor ze zijn verstrekt. De doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
  • De verwerking van uw persoonsgegevens zijn strikt beperkt tot die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
  • Desgevallend zullen wij per doeleinde vragen om uw uitdrukkelijke, vrije en actieve toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
  • De passende technische en organisatorische maatregelen werden en worden genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.
  • Er geen persoonsgegevens worden doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
  • Ervoor gezorgd wordt dat u op de hoogte bent en erop attent wordt gemaakt van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens en dat die op een respectvolle manier zullen worden behandeld.

BGS is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van deze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Buiten·Gewoon·Sporten VZW, Otterstraat 35, 2300 Turnhout
Contact: info@buitengewoonsporten.be
Ondernemingsnummer: 0464.328.409
RPR Antwerpen – afdeling Turnhout

2. WAAROM WORDEN UW PERSOONSGEGEVENS VERWERKT?

BGS verwerkt uw persoonsgegevens ten behoeve van volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Het voeren van ledenadministratie (gerechtvaardigd belang)
  • Het beheren van  inschrijvingen voor deelname aan BGS evenementen, waaronder ook het ontvangen van betalingen,  communicatie (ook via e-mail of andere middelen), inschrijvingsbevestigingen, herinneringen aan events, eventuele toegankelijkheidsvereisten en het beheer van cashless betalingen. (contractueel  belang)
  • het verloop van het evenement te beheren, en o.a. om de lokalisatie van de deelnemers toe te laten en voor de veiligheid van het event (contractueel  belang)
  • een klassement van de deelnemers op te stellen (contractueel  belang)
  • foto’s, video’s en audiovisueel materiaal van het evenement te nemen (contractueel  belang)
  • de publieke aankondiging van het klassement en de foto’s, video’s of audiovisueel materiaal op de website van het evenement (contractueel  belang)
  • Vrijwilligerswerk ihkv evenementen of het faciliteren van de werking van BGS (gerechtvaardigd belang)
  • Het bekomen van subsidiëring & financiering door de overheid (wettelijke verplichting)
  • Het versturen van informatie over onze activiteiten, relevante informatie, nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
  • Promotie, PR en communicatie waaronder:
    • Het beheren van social media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto’s (gerechtvaardigd belang)
    • Het beheren van social media d.m.v. gerichte foto’s (gerechtvaardigd belang)
    • Het beheren van de website (gerechtvaardigd belang)

3. WELKE GEGEVENS WORDEN VERWERKT?

Op basis van de hierboven vermeldde doelstellingen kunnen de volgende persoonsgegevens worden gevraagd, opgeslagen, verzameld en verwerkt:

Identificatiegegevens en contactgegevens:

  • Leden, deelnemers aan activiteiten, vrijwilligers: naam, voornaam, adres, geboortedatum, telefoonnummer, e-mail, rekeningnummer, geslacht
  • Ouders en/of wettelijke vertegenwoordigers: Naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail

Identiteitsgegevens uitgegeven door de overheid:

  • Identiteitskaartnummer, internationaal paspoortnummer, nationaliteit (indien nodig voor inschrijving internationale wedstrijden)
  • rijksregisternummer (indien nodig voor bestuurders)

Persoonlijke kenmerken:

  • Geslacht, geboortedatum

Financiële bijzonderheden:

  • Rekeningnummer, betalingen

Bijzonder en/of gevoelige gegevens:

  • Gegevens van personen jonger dan 16 jaar

Sportieve gegevens:

  • categorie, inschrijvingen, uitslagen, aanwezigheden

Beeldmateriaal:

  • foto’s, video’s, opnames

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …).  Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden.

4. WIE VERWERKT DE GEGEVENS?

De gegevens worden verwerkt door BGS.

5. VERSTREKKING AAN DERDEN

De gegevens die u aan BGS verstrekt kunnen aan derden worden verstrekt indien dit noodzakelijk blijkt voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

BGS maakt gebruik van een derde partij voor:

  • Het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud
  • Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting)
  • Het verzorgen van de IT-infrastructuur
  • Het verzorgen van de deelnemersadministratie
  • Het verzorgen van de wedstrijdresultaten
  • Het verzorgen van de financiële administratie
  • Het verzekeren van leden, deelnemers en vrijwilligers en verwerking ongevalsdossiers, indien van toepassing
  • Het bekomen van subsidies via indienen subsidiedossiers bij subsidiërende overheden
  • Het verzorgen van activiteiten, opleidingen en begeleidingen, die we samen met partners of externe begeleiders organiseren

Er worden nooit persoonsgegevens verstrekt aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee BGS duidelijke afspraken heeft gemaakt via een verwerkersovereenkomst, contract of deontologische code.

Met deze partijen maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat je gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

De verstrekte gegevens zullen niet aan derden worden doorgegeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is bv. In het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij je persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven je contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Tevens kunnen persoonsgegevens gedeeld worden met derden indien u hiervoor de toestemming geeft. Deze toestemming kan steeds worden ingetrokken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de voorafgaande verwerking van die gegevens voor de intrekking van die toestemming.

6. MINDERJARIGEN

BGS verwerkt alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Door de aansluiting van een minderjarig lid bij BGS geven de ouders of de wettelijke vertegenwoordigers de formele toestemming aan BGS om bovenvermelde gegevens te verwerken.
Hierbij kunnen volgende gegevens van de ouders of wettelijke vertegenwoordiger worden verwerkt: identificatiegegevens en privé-contactgegevens (voor ouderlijke toestemming).

7. BEWAARTERMIJN

BGS bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van de doeleinden waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten toe voldoen (o.a. op het gebied van boekhouding en subsidiëring). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doeleinde verschillen.

BGS verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 10 jaar na laatste gebruik (of beëindiging van het lidmaatschap of de samenwerking).

Daarna bewaren we jouw gegevens nog gedurende de termijn waarin we ons moeten kunnen verantwoorden voor de verleende diensten. Na verloop van die verjaringstermijn worden de gegevens verwijderd, tenzij ze van statistisch belang zijn. Daarbij worden de gegevens geanonimiseerd of indien dit niet kan beperkt tot het absolute minimum, rekening houdend met de technische en operationele impact en mogelijkheden.

8. BEVEILIGING VAN DE GEGEVENS

Volgende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

  • Alle personen die namens BGS kennis kunnen nemen van uw gegevens, zijn gehouden tot geheimhouding ervan.
  • BGS hanteert een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al deze systemen.
  • Fysieke toegang tot gegevens wordt beperkt tot het strikt minimale.
  • Als er aanleiding toe is zorgt de organisatie ervoor dat uw persoonsgegevens gepseudonimiseerd worden en/of dat er voor encryptie van uw gegevens wordt gezorgd.
  • Er worden back-ups van de persoonsgegevens gemaakt om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
  • De genomen maatregelen worden regelmatig geëvalueerd en zo nodig bijgestuurd of verbeterd.
  • De medewerkers van BGS zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

9. UW RECHTEN OMTRENT UW GEGEVENS

U heeft het recht op inzage, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die BGS heeft ontvangen. U kan een kopie opvragen van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben. Via het hoger vermeld adres kan u de organisatie contacteren.

Tevens kunt u bezwaar indienen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel ervan). Zo heb je het recht je te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden.

BGS behoudt zich het recht om te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.

U hebt tevens het recht om de verstrekte gegevens te laten overdragen aan uzelf of in uw opdracht aan een andere partij. BGS kan vragen om u te legitimeren voordat er gehoor wordt gegeven aan voornoemd verzoek.

10. BEELDMATERIAAL

Tijdens een evenement van  BGS worden mogelijks foto’s, video’s en ander audiovisueel materiaal opgenomen.

Het evenement vindt plaats op een publiek toegankelijke plaats. Door uw deelname aan een publiek evenement aanvaardt u dat er foto’s en ander audiovisueel materiaal van het evenement worden genomen waarop u zichtbaar bent, maar waarbij het beeldmateriaal niet rond uw persoon als centrale figuur wordt opgebouwd. Wij hebben een rechtmatig belang om gebruik te maken van dergelijke foto’s en audiovisueel materiaal voor promotie en beleving van onze evenementen.

Er worden mogelijks ook foto’s en audiovisueel materiaal genomen, waarop u als centrale figuur wordt afgebeeld. Wij vragen steeds toestemming om gebruik te maken van deze foto’s en audiovisueel materiaal in brochures, op affiches en algemeen promotiemateriaal en op de website van het evenement en van buitengewoonsporten.be 

Er worden mogelijks ook foto’s en audiovisueel materiaal genomen, waarop u als centrale figuur wordt afgebeeld. Wij hebben een rechtmatig belang om gebruik te maken van deze foto’s en audiovisueel materiaal in brochures, op affiches, op de website van het evenement, en op de website van BGS (buitengewoonsporten.be) voor  de promotie en sfeerbeleving van het evenement en van de volgende edities hiervan. U heeft het recht om het wissen van deze foto’s te vragen. Daarvoor mag u een e-mail sturen naar info@buitengewoonsporten.be met aanduiding van uw naam, voornaam, en de naam van het evenement waaraan u heeft deelgenomen en aanduiding van de betrokken foto of video. BGS kan in dat geval u vragen uw identiteit te bewijzen.

11. KLACHTEN

Mocht u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens dan wordt er aangeraden om onmiddellijk contact op te nemen met Buiten Gewoon Sporten v.z.w.

U kan steeds een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.

12. WIJZIGING PRIVACYVERKLARING

Buiten·Gewoon·Sporten VZW kan de privacyverklaring steeds wijzigingen. De laatste versie is beschikbaar op de website. De laatste wijziging gebeurde op 3 februari 2024.